Keterampilan Bernegosiasi

KETERAMPILAN BERNEGOSIASI

            Dalam keseharian kita, sebenarnya tidak penah terlepas dari bernegoisasi. Baik dalam melakukan hubungan keluarga, tetangga atau masyarakat sekitar. Negosiasi merupakan hal yang umum, namun terkadang kita tidak menyadarinya. Selain itu negosiasi adalah cara yang paling efektif untuk mengatasi dan menyelesaikan konflik atau perbedaan kepentingan. Kita memperoleh apa yang kita inginkan melalui negosiasi. Mulai dari bangun pagi, mungkin kita harus mengambil kesepakatan siapa yang harus menggunakan kamar mandi terlebih dahulu, kemudian apakah sopir harus mengantar isteri anda atau anda terlebih dahulu. Demikian pula di kantor misalnya kita melakukan negosiasi dalam rapat direksi, rapat staf, bahkan untuk menentukan dimana akan makan siang kita harus bernegosiasi dengan rekan sekerja kita. Jadi, sebenarnya kita semua adalah seorang negosiator.

             Dalam melakukan negosiasi yang konteksnya lebih besar, seorang negosiator harus memiliki skil dan kemampuan dalam bernegosiasi. Skill ini sangatlah penting agar hasil negosiasi yang dia lakukan sesuai dengan harapan kelompoknya. Karena apabila negosiator kalah dalam melakukan negosiasi tentulah sangat mengecewakan pihak yang diwakilinya. Lalu bagaimanakah cara melakukan negosiasi yang baik?.

A. Memahami Ragam Negosiasi

Negosiasi kompetitif 

            ; Negosiasi kompetitif seringkali memiliki suasana yangtidak ramah dan masing masing pihak berusaha habis-habisan untuk mendapatkan tawaran terbaik bagi dirinya sendiri, tujuan pihak kedua cenderung tidak sampai pada kesetaraan. Lebih baik hindari jenis negosiasi ini apabila mungkin.

Negosiasi kooperatif 

            ; Banyak orang melihat negosiasi sebagai medanpertempuran di mana pihak yang lebih kuat mengalahkan yang lebih lemah,dimana muncul pemenang dan pecundang. Dalam negosiasi kooperatif konflik dapat diminimalkan dan seluruh gagasan bertujuan mencapai solusi dimana orang mendapatkan manfaat. Pendekatan ini cenderung memberikan hasil terbaik, utamanya karena terjadi komunikasi yang jauh lebih baik di antara semua pihak yang terlibat. Sebagai pembukaannya adalah pengumpulan sebanyak mungkin informasi di samping juga pengungkapan informasi sehingga solusi bisa dibuat dan bisa diterima kedua pihak (Mempertimbangkan sejumlah alternatif bagi tiap permasalahan/fleksibel).

B. Pengetian Negosiasi

            Negosiasi adalah sebuah bentuk interaksi sosial saat pihak - pihak yang terlibat berusaha untuk saling menyelesaikan tujuan yang berbeda dan bertentangan. Menurut kamus Oxford, negosiasi adalah suatu cara untuk mencapai suatu kesepakatan melalui diskusi formal.

            Negosiasi merupakan suatu proses saat dua pihak mencapai perjanjianyang dapat memenuhi kepuasan semua pihak yang berkepentingan dengan elemen-elemen kerjasama dan kompetisi. Termasuk di dalamnya, tindakan yang dilakukan ketika berkomunikasi, kerjasama atau mempengaruhi orang lain dengan tujuan tertentu.

            Dalam buku Teach Yourself Negotiating, karangan Phil Baguley, dijelaskan tentang definisi negosiasi yaitu suatu cara untuk menetapkan keputusan yang dapat disepakati dan diterima oleh dua pihak dan menyetujui apa dan bagaimana tindakan yang akan dilakukan di masa mendatang. Sedangkan negosiasi memiliki sejumlah karakteristik utama, yaitu:

1. senantiasa melibatkan orang – baik sebagai individual, perwakilan organisasi atau perusahaan, sendiri atau dalam kelompok;

2. memiliki ancaman terjadinya atau di dalamnya mengandung konflik yang terjadi mulai dari awal sampai terjadi kesepakatan dalam akhir negosiasi;

3. menggunakan cara-cara pertukaran sesuatu – baik berupa tawar menawar (bargain) atau tukar menukar (barter);

4. hampir selalu berbentuk tatap-muka – yang menggunakan bahasa lisan, gerak tubuh maupun ekspresi wajah;

5. negosiasi biasanya menyangkut hal-hal di masa depan atau sesuatu yang belum terjadi dan kita inginkan terjadi;

6. ujung dari negosiasi adalah adanya kesepakatan yang diambil oleh kedua belah pihak, meskipun kesepakatan itu misalnya kedua belah pihak sepakat untuk tidak sepakat.

C. Langkah-langkah Bernegosiasi

a.Persiapan

            Langkah pertama dalam melakukan negosiasi adalah langkah persiapan. Persiapan yang baik merupakan fondasi yang kokoh bagi negosiasi yang akan kita lakukan. Hal tersebut akan memberikan rasa percaya diri yang kita butuhkan dalam melakukan negosiasi. Yang pertama harus kita lakukan dalam langkah persiapan adalah menentukan secara jelas apa yang ingin kita capai dalam negosiasi. Tujuan ini harus jelas dan terukur, sehingga kita bisa membangun ruang untuk bernegosiasi. Tanpa tujuan yang terukur, kita tidak memiliki pegangan untuk melakukan tawar menawar atau berkompromi dengan pihak lainnya.

            Hal kedua dalam persiapan negosiasi adalah kesiapan mental kita. Usahakan kita dalam kondisi relaks dan tidak tegang. Cara yang paling mudah adalah dengan melakukan relaksasi. Bagi kita yang menguasai teknik pemrograman kembali bawah sadar (subconscious reprogramming) kita dapat melakukan latihan negosiasi dalam pikiran bawah sadar kita, sehingga setelah melakukannya berkali-kali secara mental, kita menjadi lebih siap dan percaya diri.

b. Pembukaan

            Mengawali sebuah negosiasi tidaklah semudah yang kita bayangkan. Kita harus mampu menciptakan atmosfir atau suasana yang tepat sebelum proses negosiasi dimulai. Untuk mengawali sebuah negosiasi dengan baik dan benar, kita perlu memiliki rasa percaya diri, ketenangan, dan kejelasan dari tujuan kita melakukan negosiasi. Ada tiga sikap yang perlu kita kembangkan dalam mengawali negosiasi yaitu: pleasant (menyenangkan), assertive (tegas, tidak plin-plan), dan firm (teguh dalam pendirian). Senyum juga salah satu hal yang kita perlukan dalam mengawali sebuah negosiasi, sehingga hal tersebut akan memberikan perasaan nyaman dan terbuka bagi kedua pihak. Berikut ada  beberapa tahapan dalam mengawali sebuah negosiasi:

a. Jangan memegang apapun di tangan kanan anda ketika memasuki ruangan negosiasi;

b. Ulurkan tangan untuk berjabat tangan terlebih dulu;

c. Jabat tangan dengan tegas dan singkat;

d. Berikan senyum dan katakan sesuatu yang pas untuk mengawali pembicaraan.

            Selanjutnya dalam pembicaraan awal, mulailah dengan membangun common ground, yaitu sesuatu yang menjadi kesamaan antar kedua pihak dan dapat dijadikan landasan bahwa pada dasarnya selain memiliki perbedaan, kedua pihak memiliki beberapa kesamaan yang dapat dijadikan dasar untuk membangun rasa percaya.

c. Memulai Proses Negosiasi

            Langkah pertama dalam memulai proses negosiasi adalah menyampaikan (proposing) apa yang menjadi keinginan atau tuntutan kita. Yang perlu diperhatikan dalam proses penyampaian tujuan kita tersebut adalah:

a. Tunggu saat yang tepat bagi kedua pihak untuk memulai pembicaraan pada materi pokok negosiasi;
b. Sampaikan pokok-pokok keinginan atau tuntutan pihak anda secara jelas, singkat dan penuh percaya diri;  
c. Tekankan bahwa anda atau organisasi anda berkeinginan untuk mencapai suatu kesepakatan dengan mereka;
d. Sediakan ruang untuk manuver atau tawar menawar dalam negosiasi, jangan membuat hanya dua pilihan ya atau tidak;                                                                                                            e. Sampaikan bahwa “jika mereka memberi anda ini anda akan memberi mereka itu – if you’ll give us this, we’ll give you that.” Sehingga mereka mengerti dengan jelas apa yang harus mereka berikan  sebagai kompensasi dari apa yang akan kita berikan.

            Hal kedua dalam tahap permulaan proses negosiasi adalah mendengarkan dengan efektif apa yang ditawarkan atau yang menjadi tuntutan pihak lain. Mendengar dengan efektif memerlukan kebiasaan dan teknik- teknik tertentu. Seperti misalnya bagaimana mengartikan gerakan tubuh dan ekspresi wajah pembicara. Usahakan selalu membangun kontak mata dengan pembicara dan kita berada dalam kondisi yang relaks namun penuh perhatian.

d. Zona Tawar Menawar (The Bargaining Zone)

            Dalam proses inti dari negosiasi, yaitu proses tawar menawar, kita perlu mengetahui apa itu The Bargaining Zone (TBZ). TBZ adalah suatu wilayah ruang yang dibatasi oleh harga penawaran pihak penjual (Seller’s Opening Price) dan Tawaran awal oleh pembeli (Buyer’s Opening Offer). Di antara kedua titik tersebut terdapat Buyer’s Ideal Offer, Buyer’s Realistic Price dan Buyer’s Highest Price pada sisi pembeli dan Seller’s Ideal Price, Seller’s Realistic Price dan Seller’s Lowest Price pada sisi pembeli.

            Kesepakatan kedua belah pihak yang paling baik adalah terjadi di dalam wilayah yang disebut Final Offer Zone yang dibatasi oleh Seller’s Realistic Price dan Buyer’s Realistic Price. Biasanya kesepakatan terjadi ketika terdapat suatu overlap antara pembeli dan penjual dalam wilayah Final Offer Zone.

e.Membangun Kesepakatan

            Babak terakhir dalam proses negosiasi adalah membangun kesepakatan dan menutup negosiasi. Ketika tercapai kesepakatan biasanya kedua pihak melakukan jabat tangan sebagai tanda bahwa kesepakatan (deal or agreement) telah dicapai dan kedua pihak memiliki komitmen untuk melaksanakannya.

            Yang perlu kita ketahui dalam negosiasi tidak akan pernah tercapai kesepakatan kalau sejak awal masing-masing atau salah satu pihak tidak memiliki niat untuk mencapai kesepakatan. Kesepakatan harus dibangun dari keinginan atau niat dari kedua belah pihak. Sehingga kita tidak bertepuk sebelah tangan. Sehingga penting sekali dalam awal-awal negosiasi kita memahami dan mengetahui sikap dari pihak lain, melalui apa yang disampaikan secara lisan, bahasa gerak tubuh maupun ekspresi wajah. Karena jika sejak awal salah satu pihak ada yang tidak memiliki niat atau keinginan untuk mencapai kesepakatan, maka hal tersebut berarti membuang waktu dan energi kita. Untuk itu perlu dicari jalan lain, seperti misalnya: conciliation, mediation dan arbitration melalui pihak ketiga.

            Demikian sekilas mengenai negosiasi, yang tentunya masih banyak hal lain yang tidak bisa dikupas dalam artikel pendek. Yang penting bagi kita selaku praktisi Mandiri, kita harus tahu bahwa negosiasi bukan hal yang asing. Setiap kita adalah negosiator dan kita melakukannya setiap hari setiap saat. Selain itu negosiasi memerlukan karakter (artinya menggunakan seluruh hati dan pikiran kita), memerlukan penguasaan metoda ataupun teknik-tekniknya dan memerlukan kebiasaan dalam membangun perilaku bernegosiasi yang baik dan benar.

D. Teknik/ Model Bernegosiasi

            Negosiator yang baik harus mengetahui dan menerapkan teknik-teknik untuk beenegosiasi.  Dengn bekal teknik inilah diharapkan sang negosiator mampu memberikan hasil negosiasi yang terbaik bagi organisasinya. Teknik-teknik dalam bernegosiasi tersebut antara lain:

1. Win and lose Solution( Solusi Menang-kalah)

            Yaitu teknik negosiasi yang memposisikan sang negosiator sebagai pihak yang harus berupaya memperoleh hasil negosiasi yang menguntungkan semaksimal mungkin bagi pihaknya(organisasinya) dengan mengalahkan pihak lain.

            Dalam teknik ini terdapat dapat degatif dan negatif bagi pihak yang melakukannya.

            a. Segi Positifnya: Pihak yang diwakilinya(organisasinya) diuntungkan karena menang dalam bernegosiasi dengan pihak yang kalah.

            b. Segi Negatifnya: Dapat menimbulkan ketidak puasan bagi pihak yang kalah, sehingga memicu diingkarinya kesepakatan yang telah dibuat.

2. Lose and Win Solution( Solusi Kalah-menang)

             Yaitu teknik negosiasi yang memposisikan sang negosiator pada pihak yang mengalah untuk menang terhadap pihak lain dilain waktu.

            a. Dampak posiif dari teknik ini adalah: Proses negosiasi lebih cepat , dan menimbulkan  kepuasan bagi pihak lain

            -Secara berlahan dan bertahap, kemenangan akan dapat direbut dari pihak lawan.

            b. Dampak negatifnya:-Untuk sementara mengecewakan pihak yang bernegosiasi

            -Jika tidak diperhitungkan secara matang, tidak disiasati, dan tidak dikawal secara baik, dapat menjadi bumerang karena ketika mengalah diawal dapat berisiko menjadi kalah sesungguhnya.

3. Win and Win Solution

             Yaitu teknik negosiasi  yang berupa: Sang negosiator berupaya meluluskan klausula negosiasinya dengan memberikan kesempatan kepada pihak lawan untuk melakukan hal yang sama. Dalam pengertian lain, negosiasi ini dilakukun untu memperoleh keuntungan bersama, tidak ada pihak yang menang atau kalah.

            a. Segi Positifnya: -Lebih menjamin kepuasan bersama.

            -Lebih dapat terhindar dari resiko negatif.

            -Tidak terdapat istilah lebih mutlak, harga mati atau lebih fleksibel.

            b. Segi Negatifnya: Dala elakukan proses negosiasi membutuhkan waku yang cukup lama, karang memerlukan kesepakatan demi keuntungan bersama.

            -Biaya yang digunakan dalam teknik ini relatif lebih mahal.

E. Seni Bernegosiasi

            Dalam bernegosiasi ada beberapa hal yang harus kita perhatikan agar negosiasi yang sedang kita lakukan tidak terkesan kaku dan tegang. Hal ini disebut dengan seni bernegosiasi. Seni dalam bernegosiasi harus dimiliki oleh seorang negosiator untuk mempermudah dia melakukan hubungan komunikasi dengan pihak lawan. Seorang negosiator harus memiliki bekal:

1. Pemahaman tentang kultur dan kearifan lokal dari masyarakat atau organisasi yang dinegosiasi.

2. Penguasaan teknik negosiasi yang baik.

3. Penguasaan bahasa dari pihak yang dinegosiasi.

4. Pendekatan yang diambil oleh seorang negosiator hendaknya adalah pendekatan yang humanis.

5. Negosiator harus mampu membangun kepercayaan dari lawan.

6. Negosiator harus berlaku adil dan proporsional

7.  Negosiator hendaknya bersabar dan mau mendengarkan lawan.

8.Negosiator tidak memaksakan kehendak dan beretika baik.

F. Faktor yang Menentukan Keberhasilan Negosiasi

1. Waktu persiapan yang memadai
2. Sasaran yang jelas.
3. Informasi yang jelas mengenai lawan negosiasi yang terlibat.
4. Strategi atau rencana negosiasi yang jelas.
5. Penggunaan taktik, penentuan waktu yang tepat untuk bernegosiasi.
6. Kesediaan semua pihak yang terlibat,untuk bersifat terbuka.
7. Kemauan untuk kompromi dari kedua belah pihak.
8. Tercapainya kesepakatan kedua belah pihak, dengan hasil yang jelas disertai pencatatan.
9. Kesepakatan benar-benar dilaksanakan.